¿Cómo realizar una planificación estratégica sin fallar en el intento?

Las empresas, compañías, proyectos grupales o individuales tienen algo en común y es que necesitan de la planeación estratégica para llevar a cabo sus metas de una manera exitosa. Para hacerlo, se deben definir unos pasos que deben ser estudiados y debatidos por el equipo de trabajo de manera minuciosa.

¿Quieres saber más? Sigue leyendo para que aprendas cómo realizar una planificación verdaderamente estratégica.

¿Qué es la planificación estratégica?

Se puede definir que la planeación estratégica es el camino que establece a dónde llegar, cómo hacerlo y con qué propósito, luego de establecer los objetivos de la compañía. Además, ayudará a la toma de decisiones en función a las metas que se quiera alcanzar.

Es una hoja de ruta que ayuda a definir los procesos de productividad y desarrollo con el propósito de lograr los objetivos organizacionales y visiones que la empresa quiere trabajar.

Para estas estrategias, se debe tomar en cuenta que las metas propuestas sean tangibles, que tengan buenas conexiones con aquello que se quiere lograr, además que los resultados desemboquen en ventajas competitivas y, cumplan con los requisitos de flexibilidad, dinamismo y sean medibles.

¿Por qué es importante para tu empresa?

Esto ayudará a no desviarse en otras rutas empresariales ni desenfocarse del norte que se había trazado. Asimismo, obliga a los miembros del equipo de trabajo a ejecutarlo y monitorearlo día tras día.

El plan estratégico hace que la misión y la visión de la compañía sea más clara y más fácil de cumplir a través de pasos a corto plazo, como a largo plazo. La ventaja competitiva que se obtiene al realizarlo le da un valor agregado ante las demás empresas de su sector y zona.

Entre sus beneficios se encuentran:

• Reducir la incertidumbre y prever los riesgos.
• La optimización de los procesos.
• El aumento de la rentabilidad.
• Permitir mayor enfoque en los objetivos y resultados.
• Mayor rentabilidad en el mercado.
• Sentido en los procesos laborales.
• Estructura a las actividades laborales.
• Disminuir los márgenes de errores.
• Mejorar la distribución de los recursos.
• Mejorar el desarrollo organizacional.

Elementos clave de una planificación estratégica

En cuanto la elaboración de  planes  estratégicos debemos tomar en cuenta estos elementos vitales en su desarrollo con el objetivo que sean exitosos:

• Misión: es el propósito de la organización y las acciones que se tomen serán en función a ello. Es la razón de ser de la compañía y el por qué trabaja para los demás.
• Visión: se tiene que definir a dónde quiere llegar la empresa a largo plazo, en un marco de 10 años para tener una dirección. A esto se tiene que preguntar: ¿Cómo quiero que mi empresa sea vista?, o ¿Qué tamaño o qué tipo de clientes quiero llegar?
• Valores: se tienen que definir aquellas creencias corporativas que le darán valor a la cultura y a las prioridades de la empresa. Estas serán fundamentales para tomar decisiones dentro de la compañía.
• Objetivos: estas son metas a corto paso que se ponen dentro de la estrategia y que podrán aportar a la cultura organizacional de la compañía. Deben ser claras, mensurables y deben estar respaldadas con justificaciones.
• Estrategias: será el mapa para marcar los pasos a seguir y llegar a la visión que se quiera en un futuro deseado, aunado a que  cumplan con los valores y objetivos propuestos por los líderes de la organización de la mejor manera. Estas se construyen con base a las necesidades de la empresa de ese momento y con las referencias del mercado.
• Tácticas: son las iniciativas que llevarán a cabo las estrategias o los proyectos que tiene la compañía. Además, estas también motivará para tomar una decisión importante y ver su rentabilidad gerencial como también financiera.‍
• Plan de acción: luego de tener definida las bases de la empresa, la estrategia y las tácticas, se pueden llevar a cabo el plan de acción que son las actuaciones más específicas para desarrollar el plan estratégico.

Pasos a considerar antes de realizar una planificación estratégica

Antes de llevar a cabo tu camino al éxito, debes tener en cuenta varios conceptos para que la planificación estratégica se haga efectivamente desde un punto de partida. Estos son:

• Tener claro por qué quieres hacerlo: cada movimiento que se haga dentro de la empresa debe tener un propósito que aporte y que sea una avance para alcanzar la visión corporativa.
• Involucrar al equipo de trabajo: en toda planificación estratégica se debe involucrar al equipo de trabajo que hace vida en la empresa, en función a su puesto de trabajo. Al menos, estos deberán tener un mínimo grado de cultura organizacional, ya que cada quien aporta un grano de arena en la compañía. Esto resaltará las fortalezas como sus debilidades, pues como miembros de la organización hacen vida en la corporación y estarán en un proceso continuo.
• Promover la planificación: los planes de acciones deben ser lo más apegado a la estrategia que se había diseñado y, previamente, evaluado. Al realizar esta planeación, se debe tomar en cuenta que pueden llegar buenas y nuevas oportunidades que permitan innovar o refrescar el modus operandi.
• Delegar tareas: el líder de la organización o las personas encargadas del equipo de trabajo deben delegar tareas que están marcadas en la estrategia de la planeación estratégica.‍
• Tener claro el modelo o herramienta a aplicar: existen muchas herramientas o plantillas a seguir para empezar a crear una planificación estratégica ideal para tu empresa. Pero esto vamos a hablar en la siguiente subsección.

Modelos de planificación estratégica

A pesar de que existen más herramientas, las descritas a continuación son las más importantes en el mundo empresarial.

• Análisis Porter: inventado por Michael Porter, busca analizar cinco fuerzas competitivas de un mercado como la negociación de un mercado, la rivalidad entre la competencia, las amenazas que existen en los nuevos competidores, el poder de negociación de los proveedores y el peligro ante el ingreso de los productos sustitutos.
• ‍Análisis DAFO o SWOT: es la más famosa y responde al esquema de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la compañía. También es conocida por ‘Análisis FODA’ y gráficamente ayuda al equipo de trabajo a realizar un análisis interno y a autoconocerse.
• Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard: las actividades que se realizan dentro de la compañía son analizadas con el fin de ver si cumplen la visión y la estrategia empresarial propuesta por los líderes de la empresa. Esto usualmente lo hace el departamento de Recursos Humanos.
• Análisis PESTEL: su enfoque es ver los aspectos macroeconómicos de la empresa y permite ver las oportunidades y amenazas, como otros grupos de interés. Sus siglas significan los entornos que investigan como el Político, Económico, Social, Tecnológico, Ecológico y Legal.
• Análisis de Brecha o GAP: es la comparación entre el lugar donde se encuentra la organización con su situación actual y hacia dónde se quiere llegar. Este análisis busca deducir la brecha para llegar a su visión.
• Estrategia del Océano Azul: analiza donde se desarrolla la organización. Si es un mercado no explotado que es el blue ocean, o uno muy saturado, denominado el océano rojo. Esto cuenta con un libro que se puede adquirir por Amazon.‍
• Mapa estratégico: a través de un esquema visual, se organiza toda la estrategia de la compañía. En realidad, esto ayudará mucho al Balanced Scorecard y es más comunicativo, como fácil de entender, para el equipo de trabajo.

Fases para realizar una planificación estratégica

Llega el momento de pasar a la acción y realizar la planificación estratégica, para ello debes cumplir con estas fases:

Fase 1. Establecer el direccionamiento estratégico

Aquí hablamos de la base de la empresa: misión, visión, propuestas de valor y objetivos. Estos puntos ya los explicamos anteriormente y al definirnos vamos a saber a dónde dirigirnos y en función a qué valores se puede apoyar.

Ahora bien,  se tiene que tomar en cuenta que para implementar los objetivos y los planes de acción en el proceso de planeación estratégica también se debe montar un presupuesto para así buscar los potenciales de ahorro. No hay que olvidar el factor de diferenciación para distinguirse de la competencia, cómo no perder el enfoque.

Con respecto a la propuesta de valor, que no se ha definido, esta es la razón por la cual los clientes te eligen a ti y no a los demás. Para definirlo, se puede preguntar: ¿Qué valor aportas a tus clientes?, ¿Qué problema vas a solucionar?, y ¿Qué beneficios obtienen tus clientes?

Fase 2. Realizar un análisis estratégico

Aquí se evalúa de manera interna y externa la compañía por separado a través de un análisis competitivo. El primero busca las fortalezas de la empresa que será un distintivo de la competencia. También se podrán identificar las debilidades y mejorarlas con el tiempo. Lo que se tiene que tomar en cuenta es la estructura, el organigrama, los productos, el tipo de público, la presencia digital, el área de financiamiento y los procesos de producción.

Con respecto al análisis externo, se toma en cuenta aquello que no forma parte de la organización como los clientes, los proveedores, los competidores y otros factores como el contexto político que se desenvuelve la empresa, lo económico, lo social, lo tecnológico y legal. Es decir, un análisis del entorno que rodea a la compañía.

Fase 3. Hacer diagnóstico y definición de los objetivos estratégicos

Aquí se definen los puntos estratégicos -vigentes entre tres a cinco años- que serán relevantes para alcanzar la visión de la empresa y que dará vida a la cultura organizacional.

Asimismo, hay que tomar en cuenta el método SMART, que habla sobre lo específico que debe ser un objetivo: medible, cuantificable, alcanzable para su equipo de trabajo, relevante y preciso en los tiempos que se pautan.

Para definir estos objetivos, se puede tomar en cuenta el Balanced Scorecard que amplía los departamentos de clientes, finanzas, aprendizaje y procesos internos. No olvides graficar visualmente en un mapa para que tu equipo de trabajo pueda entenderlo mejor y ponerlo en práctica.

Fase 4. Ejecutar de la estrategia

En este punto se toma acción en el plan siguiendo todo lo descrito en el proceso de planificación estratégica. Estos deben llevarse a cabo en función a los objetivos y valores que se habían impuesto al principio. No hay que olvidar en comunicar bien las instrucciones e involucrar al personal de la organización. Si existe algún resentimiento por parte de tus empleados, escucharlos para ver que se puede mejorar en la estrategia.

Fase 5. Aplicar evaluación y control

Para medir los resultados de la ejecución del plan estratégico, se pueden usar los KPI ideales y que fueron definidos en el Balance Scorecard, con el fin de evaluar los resultados. Estos indicadores deben estar acorde a la misión, visión y objetivos, a los planes de acción, a la capacitación y los cambios que existen.

¿Por qué podría fallar tu planificación estratégica?

Estas son las cinco causas más comunes que pueden hacer tambalear tu planeación estratégica:

• Creaste un plan sin analizar para qué ni su entorno: esto quiere decir que muchas empresas hacen planes para hacerlo y no son lo más específico posible con la repartición y descripción de tareas, incluso con su misma visión. Se recomienda tomarse el tiempo para definir paso por paso el plan estratégico para que se tenga el mayor éxito.
• Las personas incorrectas llevan a cabo el plan: las personas involucradas en la organización deben tomar en cuenta de manera seria el plan. Esto ayudará a que se sientan parte de la organización y que tengan éxito. Para esto, deben tener prioridad y tener un compromiso con los objetivos.
• No tienen una organización por fechas: a se debe precisar en un calendario visible para todos los involucrados, ya que si no se tienen fechas pautadas se pueden ignorar y pasar por encima. Es importante tener a las personas correctas en las posiciones de liderazgo que se puedan dar cuenta de este punto y lo hagan cumplir.
• No tienes flexibilidad para los cambios: los cambios son una realidad que ocurre en el mundo empresarial, sobre todo por los factores externos y su agilidad en las condiciones del mercado. Con respecto a los factores internos, estos también se puede actuar de manera reacia, por lo que se recomienda adaptarse a ellos.
• No asignaron los recursos financieros correspondientes y tuvieron metas poco realistas: liberar los fondos necesarios para que se lleve a cabo la estrategia es fundamental para hacer real los planes de acción, pero si no existe algún presupuesto no habrá personas que lo tomen en cuenta ni que les duela el fallo de alguno de sus pasos.

En conclusión, aunque existen distintos motivos por los que una planeación estratégica puede fallar, existen otras por las cuales puede funcionar. A corto plazo se pueden ver resultados tangibles si se proponen objetivos estratégicos que influyen en la toma de decisiones, que se materializan a largo plazo. Con la ayuda de distintas herramientas como el de Porter o el análisis DAFO, se puede obtener una ventaja competitiva en el mercado de tu sector.

No hay que olvidar que el cuadro de mando integral también será un gran aliado a la hora de crear la estrategia empresarial y, a pesar de que existen grandes probabilidades de fallos por diferentes razones, siempre se podrá revisar y corregir para así hacerlo de la mejor manera.

Ante los cambios que surjan externamente, se debe adaptar el proceso de planeación estratégica para que el trabajo siga a flote, sin dejar de realizar el análisis del entorno y otros detalles.

Esto permitirá que los empleados también se adapten y no dejen de lado los valores de la organización y sus metas.